志望動機は、書類選考でも面接でも見られやすい欄です。ただ、事務職の応募では「正確に仕事をしたいから」「安定していそうだから」といった言葉しか浮かばず、手が止まる人が少なくありません。
このページでは、公的な機関の案内で確かめた書き方の考え方を整理し、そのうえで、自分の言葉を入れるための型を紹介します。文例を丸写しするためのものではなく、材料を並べて文章にするための手順です。
志望動機に入れたい3つのこと
志望動機に入れたい3つのこと
埼玉県の女性キャリアセンターの案内では、志望動機で押さえる点を次の3つとしています（埼玉県 女性キャリアセンター「応募書類」）。
| 入れること | 考え方 |
|---|---|
| 応募した理由 | なぜ、数ある会社の中でその会社なのか |
| 活かせる経験やスキル | これまでの仕事や学びの何が、その会社の仕事に役立つのか |
| 入社後の貢献 | 入ったあと、どのように役に立ちたいか |
同じ案内は、複数の会社に応募する場合でも、志望動機は会社ごとに調整するよう勧めています。そのために、企業研究と自己分析が欠かせないとされています。
ハローワークの応募書類パンフレット（履歴書編）も、同じ3点を勧め、この欄は採用担当者へのアピールに特に重要だとしています。書く前に求人票や応募先のホームページで会社をよく知ること、面接でいちばん聞かれやすいので説明を思い浮かべて書くことも挙げ、「貴社で学びたい」のような一方的な希望だけではアピールになりにくいと注意しています（ハローワークインターネットサービス「応募書類の作り方パンフレット 1.履歴書」。入口は「履歴書・職務経歴書の書き方」）。
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書く前に：求人票の「仕事の内容」を読む
事務職は、公的な職業分類でも細かく分かれています。厚生労働省編職業分類の「事務的職業」には、総務事務員、人事事務員、一般事務員、経理事務員、営業事務員などが別々に並び、それぞれに例示される仕事も違います（ハローワークインターネットサービス「06 事務的職業」）。たとえば営業事務員の例には受発注管理が、経理事務員の例には会計事務が挙がっています。
埼玉県の案内も、事務職には一般事務、営業事務、総務事務、医療事務などがあり、求人に合わせて応募書類を作ることが大切だとしています。そのために、求人票をよく確認して仕事内容を正確に把握するよう勧めています。
ハローワークの「求人情報の見方」は、「仕事の内容」の欄を求人の中でも特に重要な項目としています（ハローワークインターネットサービス「求人情報の見方」）。事業内容や会社の特長も、あわせて確認するよう案内されています。
志望動機の材料集めとして、運営会社は次の作業をおすすめします（運営会社の見方です）。
- 求人票の「仕事の内容」から、日々の業務を表す言葉を3つほど書き出す
- 事業内容や会社の特長の欄から、その会社らしい点を1つ見つける
- 自分の経験の中で、書き出した業務に近いものを探す
型：結論、説明、展望の順に並べる
札幌新卒応援ハローワークは、志望動機を「結論（志望理由）」「説明（根拠になるエピソード）」「展望（入社後にどう活かすか）」の順に組み立てる方法を紹介しています（札幌新卒応援ハローワーク「志望動機の構成と書き方のコツ」）。新卒の学生向けの案内ですが、先に結論を置いて根拠を続ける流れは、転職の書類にも使えると運営会社は考えます（運営会社の見方です）。
下は、その流れに合わせた書き出しの型です。実在の人の文例ではありません。（ ）の中に、自分の事実を入れて使います。
- 1文目（結論）：私は（ 応募先が行っている事業や仕事 ）に関わる事務の仕事を通じて、（ 自分が大切にしたいこと ）を実現したいと考え、応募しました。
- 2文目（説明）：これまで（ 前職や学びの場 ）で、（ 求人票の業務に近い経験 ）に取り組み、（ その中で身につけたこと ）を身につけました。
- 3文目（展望）：入社後は、この経験を（ 求人票の業務 ）に活かし、（ 周囲の誰の、どんな助けになりたいか ）に貢献したいと考えています。
型は骨組みです。（ ）に入れる内容が、他の会社でもそのまま通る言葉ばかりだと、会社への関心が伝わりにくくなります。
書き終えたら見直したいこと
札幌新卒応援ハローワークの案内には、書き終えたあとの確認点が挙がっています。転職の書類でも使える点を選んで紹介します。
- 他の会社にも当てはまる内容になっていないか。その会社ならではの理由が入っているか
- 「好きだから」「興味があるから」で終わっていないか。仕事内容と、自分の強みや性格を結びつけて根拠を示せているか
- 「である調」と「ですます調」が混ざっていないか
- 専門用語や略語を使っていないか
- 一文に結論が一つになっているか
書いた内容は面接で聞かれることもあります。口に出して説明できるかまで確かめておくと安心です（運営会社の見方です）。
経験が少ない、仕事の空白期間があるとき
埼玉県の案内は、アピールできることが思いつかないときの材料として、これまでの経験を振り返ることを勧めています。具体的には、学生時代に力を入れたこと、アルバイト、趣味などから、強みや成長した点を見つけられるとしています。
仕事のブランク（空白期間）がある場合は、期間と理由を簡潔に示し、その間にした行動や学んだことを前向きに伝えるよう案内しています。面接で説明できるように準備しておくことも挙げられています。
手書きか、パソコンか
埼玉県の案内では、手書きとパソコンのどちらがよいかは、応募先の企業や職種によって違うとされています。手書きは熱意が伝わりやすいと言われ、パソコンは見やすく仕上げやすいため、事務職などで好まれると説明されています。企業が形式を指定している場合は、それに従います。
厚生労働省は、履歴書の様式例を作っています。令和3年4月に作られたもので、性別欄は任意記載になっています。「通勤時間」「扶養家族数（配偶者を除く）」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の欄は設けられていません（佐賀労働局「公正な採用選考について」）。様式例（A4）には、学歴・職歴や免許・資格の欄のほかに、「志望の動機、特技、好きな学科、アピールポイントなど」の欄があります。この様式例は、事業主が参考にするものとして示されています。企業が独自の様式を使うこともあるので、指定があるときはそちらを使います。
次にやること
- 応募したい事務職の求人票を1件選び、「仕事の内容」から業務を表す言葉を書き出す
- 自分の経験の中から、その業務に近いものを探し、事実だけを（ ）に入れて下書きする
- 見直しの観点で読み直し、他の会社にも通じる文になっていないか確かめる
- 書き方に迷ったら、ハローワークの窓口で応募書類の添削の相談をする
- 求人の選び方から迷うときは、このページの下にあるLINEから運営会社に相談する
事実確認
確かめた日は2026年10月22日です。出典のページを開いて、次を確かめました。
- 志望動機で押さえる3点、会社ごとの調整、企業研究と自己分析、事務職の種類と求人票の確認、手書きとパソコンの違い、空白期間と経験が少ないときの考え方：埼玉県 女性キャリアセンター「応募書類」
- 履歴書に「志望の動機」の書き方の項目があること：ハローワークインターネットサービス「履歴書・職務経歴書の書き方」。パンフレットの志望動機の説明と、窓口で添削の相談ができること：2026-10-22 にパンフレット（履歴書編）のPDFを開いて確かめた
- 履歴書様式例に「志望の動機、特技、好きな学科、アピールポイントなど」の欄があること：2026-10-22 に様式例（A4のPDF）を開いて確かめた
- 「仕事の内容」欄が特に重要な項目であること、事業内容や会社の特長の確認：ハローワークインターネットサービス「求人情報の見方」
- 結論、説明、展望の構成と、書き終えたあとの確認点：札幌新卒応援ハローワーク（新卒向けの案内）
- 事務的職業の小分類の名前と例示：ハローワークインターネットサービス「06 事務的職業」
- 履歴書様式例の作成時期、性別欄、設けられていない欄：佐賀労働局のページ
運営会社の見方は、「運営会社の見方です」と書いた部分と、型と「次にやること」の手順です。
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